【应用】财务常用账簿数据的联动查询

浏览次数:2086 最新更新:老慢 于 2023-09-09

前言

财务,是几乎所有企事业单位内部的核心组织。单位今年耗费几何,企业去年赚多少钱,平均成本在什么水平,为国家创造多少税收等等,所有这些信息,最终都通过财务账表的方式来体现。可以说,大家工作辛苦,但最终成绩如何,是财务口径的数据说了算。

对于财务本身来讲,要掌控数据就需要用到日常的“两账一表”——科目余额表、总账、明细账,这些账表在最终月度结账前对财务进行复核和调整、以及结账后的即席查询,都具有很重要的作用。只有把这些账表的数据都处理好了,后面制作财务报表、进行财务账务分析,才有及时、准确、完整的数据基础,输出正确而合规的财务报表和账簿分析结果。

那现在是如何实现的呢?

现状与需求

我们都知道,财务会计有非常规范而严谨的政策法规,来约束和指导企业正常的经营管理活动是如何通过财务数据来登记(凭证)和展现(账簿与报表)的。具体到财务的日常工作中,就会使用到ERP/财务软件来辅助记账与制作报表。

我们先来看一下当前的财务系统是如何实现这些需求的:

财务账簿,记账凭证

图:财务账簿与凭证示意图

功能当然是没有问题的,相关的账表都可以查得出来,财务多年来也是这么使用的。

但当我们和财务会计们进行更深入交流时,发现其实还是有遗憾的:查询过程其实也是从不同数据口径进行相互验证的过程,当从财务系统的科目余额表切换到科目总账时,当前画面被总账覆盖了;当从明细账中联查/修改凭证之后,想要回退到科目余额表再查试算数据(“包含未过账凭证”)时,又得先退出凭证界面,再切换回去。

大家有没有发现,在查询财务账表数据的过程中,需要反复地做“切换”这个动作,而这种交互的方式,对于财务会计在数据变动过程中形成财务“全局视图”一点帮助也没有——切换来切换去,最后:“我要查什么来着?”

有什么办法可以改善它吗?

一点点改变

经过和财务会计们的充分讨论,我们画了个理想中实现财务账(账簿)、表(余额表)、证(凭证)联查的草图(真·草图):

账表联查,草图

简单来分析一下实现的逻辑:

  1. 整个财务账表联查的逻辑是科目余额表->科目总账->科目明细账->凭证;
  2. 以会计科目为核心,通过财务账表间的数据(逐级)联动,实现类似“钻取”的效果;
  3. 在联查的过程中,可以随时从某一层进行条件转换,比如正在通过科目余额表来查询「应收账款」的账簿和具体凭证,可以随时从当前总账的11月数据切换到10月数据,再进行逐级下钻查询;
  4. 查询过程不涉及业务数据的改变,不做任何“写”的操作,确保数据安全和一致性。

会计们告诉我们,如果能实现这个诉求,对她们的日常工作帮助很大:这些都是财务查账时高频使用的功能场景,一点点的改变带来的都将是巨大的效率提升。

当然,我们并不打算就此写一个财务软件出来(开什么玩笑),仅仅针对当前财务系统在用户需求匹配上的某些难点,做出一些改善,帮助提高业务(财务)人员在查账(使用数据)方面的便利性和效率,也同样是很有价值的,不是么。

怎么做?

当需求确定下来之后,对于如何实现它,就是我们技术人员的活了。

具体的实施策略是这样的:

财务账表联查,实现策略

需求调研

根据草图,完成需求调研和确认。在这个阶段还需要输出系统实现效果的设计图,为后续的设计开发工作提供依据。

开发实现

报表和财务看板统一通过思迈特软件的电子表格软件Smartbi Spreadsheet完成开发。

1、数据设计。需要(基于已有数据字典等资料)完成数据表的设计,以及Demo数据的初始化。财务,联查,数据设计

2、报表开发。包含了看板中会用到的科目余额表、科目总账、科目明细账和记账凭证的开发实现。

  1)报表口径确认。根据业务需求的数据要求,整理出口径不清晰的与财务会计进行沟通并确认口径。

  2)数据准备与设计。做好数据库模型设计以及数据库接入源数据。

  3)数据集开发。根据口径开发出数据脚本,并将脚本放入数据集中,为报表开发做好准备。建议拿着数据问题与技术或业务人员沟通数据差异,并调准数据。

财务,报表,数据集开发

  4)设计报表。通过思迈特软件的电子表格软件Smartbi Spreadsheet,对报表进行开发,包含:科目余额表、科目总账、科目明细账和记账凭证;

 电子表格软件,Excel,设计报表

3、看板开发。将报表整合成看板,并加上过滤条件,以及(通过参数)逐级联动效果的实现,通过URL方式,整合开发的每个电子表格。并完成对财务账簿数据联动需求等的开发。

4、UI实现。根据草图,结合报表设计规范出UI设计图,进行样式选择、实现和调整,颜色调配,细节优化等。

测试和优化

    1. 收集财务账簿看板问题。整体效果出来后,将效果提供给业务和负责人测试。并同时收集提出来的问题。
    2. 根据问题优化调整。根据提出的问题排期,逐一处理或解释等,最后达到满意。
    3. 通过测试。

安排好开发人员之后,开干吧!

实现它!

不废话,直接来看财务账簿联查开发完成的实现效果。

科目余额表

Demo中自带月份选择参数作为示例,未来还可以扩展出“包含未记(过)账凭证”、科目起止范围、科目类型(资产、负债……)、余额起止范围等。

Demo,科目余额表

科目总账电子表格软件,财务,科目总账

科目明细账

电子表格软件,财务,科目明细账

记账凭证

 

财务看板

最后组装在一起,看看效果:

可以看到,基本的设计意图已经充分得到实现。我们一起来看一下:

  1. 左上角的「发生额及余额表」在选择月份之后,生成常规的科目余额表。
  2. 当我们在余额表中想要查看某个科目的账簿时,我们可以点击“科目编码”或“科目名称”,来联查到总账。
  3. 总账也正常显示出来了,这时我们想要调查(演示示例中)11月的数字是怎么来的:查明细,点击“月”中的「11」,就扩展出科目明细账了。
  4. 科目明细账详细列示了所选科目11月的所有明细账条目数据,而当我们想要再调查某张凭证的明细,直接点击“凭证号数”,即可调出相应的凭证。

看下面这个动图可以了解更多:

是不是很简单,又极其方便!?

完整解说请看这里:

想自己体验一下?请点这里

来自用户的反馈

“本来平平无奇的账簿,经过快速简单的改造之后,才发现原来查账簿还可以这么玩!便利性极大提升,再也不用在各个账簿和凭证间穿梭来回了,期望下一步能开发出更多有用的玩法!”

——某集团财务主管张小姐

“像查询明细账这种高频操作,一个财务会计每年怎么也得至少几万的点击/输入量,我们(科)室8个财务会计,光这一个账簿联查的功能一年就能省几万块效率和成本浪费,划得来!”

——某厅级单位计财处麦先生

“设计合理,逻辑清晰,开发速度快,报表变更调整灵活,还是基于Excel/WPS作为报表设计器,我们表哥表姐都很依赖它。”

——某电商企业报表工程师小陈

 

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