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在日常的数据运营与决策支持中，数据导出是一个高频且必要的操作。然而，这也成为了数据安全管理的薄弱环节——如何防止核心经营数据、客户信息等敏感内容被随意下载、传播？仅靠制度约束往往力不从心。
今天，我们向您重点推荐 Smartbi Insight V11 的「导出规则」功能（2024年10月V11版本新增功能）。它如同一位精准的数据安全卫士，让您能够从“数据源头”到“最终用户”进行多维度的精细化管控，实现数据导出行为的可知、可控、可审计。
一、核心价值：为什么需要导出规则？
- 保障核心资产：防止报表、数据集乃至整个数据源中的敏感数据被未授权导出，保护企业数字资产。
- 合规性要求：满足等保、GDPR等数据安全法规中对数据访问和导出的严格控制要求。
- 精细化管理：告别“一刀切”。可以实现不同角色（如高管、业务人员、外包人员）对不同数据资源（如财务报表、销售明细）拥有不同的导出权限。
二、功能亮点：四大管控维度，灵活配置
导出规则的核心在于四个配置维度的灵活组合，几乎可以覆盖所有管控场景：
1、管控范围（对什么生效）
- 数据源级管控：一劳永逸！只需一个规则，即可限制用户从某个重要数据源（如“指标库”）查询的所有数据都无法导出或需审批。
- 数据集/报表级管控：精准打击！针对特定的关键业务数据集或核心报表看板设置导出限制。
2、应用对象（对谁生效）
- 可指定规则适用于或不适用于特定的用户、用户组或角色。例如，销售总监组可以“直接导出”销售报表，而普通销售员则“禁止导出”。
3、管控动作（生效后怎么办）
- 禁止导出：最严格的管控，用户点击导出按钮时将直接提示失败。
- 直接导出：正常放行，常与“文件加密”搭配使用。
- 申请导出（核心亮点）：在安全和效率间取得平衡！当用户导出数据量较大（如超过500行）或触及敏感数据时，可自动触发审批流程。审批人可在流程中下载待导出数据，决定是否通过。
4、高级安全特性
- 导出文件自动加密：对于允许导出的情况，可强制对导出的Excel/PDF文件进行加密，密码通过系统消息单独发送给用户，实现“带锁出行”。
- 系统级强制管控：在“系统选项”中开启“强制启用导出规则”后，系统内所有数据默认不可导出。只有被规则明确允许的资源才能导出，实现“白名单”管理模式，安全等级最高。
三、功能说明
1、功能入口
入口：运维设置 / 全局资源定义/ 导出规则/ 右键菜单/ 新建/ 导出规则：
2、功能介绍
通过定义导出规则，并将导出规则应用在不同的资源、用户角色上，达到限制数据导出的效果。
各设置项说明如下：
导出规则名称
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输入导出规则名称。
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导出规则别名
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输入导出规则别名。
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生效对象
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设置此导出规则对哪些资源生效，支持选择类型有：数据源、业务数据集、报表：
- 数据源：对基于该数据源创建的所有报表生效。
- 业务数据集：对基于该业务数据集创建的所有报表生效。
- 报表：只对选择的报表生效。
具体支持的资源类型详见 资源范围。
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应用范围
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设置此导出规则适用于/不适用于哪些用户组、用户、角色生效。
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导出动作
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设置当导出规则生效时，该用户可以执行的导出动作是什么，导出动作包含：不能导出、正常导出。
禁止导出：用户不能执行导出，点击导出时，会提示导出失败。
直接导出：用户可以正常执行导出操作，和未应用导出规则效果一样。
申请导出：用户可以通过提交审批流程申请导出某些数据，待审批通过后，方可正常下载导出的文件。
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申请导出的配置界面如下：
系统内置审批流程存储在：运维设置\模块配置与管理\流程管理\system\数据导出\导出数据审批流程
审核节点的操作人分别为：部门审核角色和数据中心审核角色。
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导出文件加密
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当导出动作选择 直接导出 和 申请导出 时，支持配置导出的文件是否加密。功能详细说明见 文件加密。
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禁用
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设置是否要禁用此导出规则，禁用导出规则后，导出规则将不生效。
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四、实战场景示例
XXX集团组织架构：
场景一：封堵底层敏感数据源（数据源级管控）
- 业务痛点：企业核心的“人力资源数据库”或“财务原始数据库”非常敏感，任何从此数据源产生的报表和查询结果，都应严格限制导出，无论报表本身是否重要。
- 规则配置入口：
- 规则名称：HR核心数据源-禁止导出规则
- 生效对象：选择“人力资源数据库”这个数据源。 (这是最关键的一步，实现源头管控)
- 应用范围与动作：
- 人力资源部（应用于子孙组）-> 直接导出
- 其他部门员工组-> 禁止导出。
- 实现效果：
- 无论业务部门使用HR数据源创建了什么样的报表（如“部门人员统计”），只要数据来源于此，非HR部门的用户一律无法导出。
- 技术优势：无需为每一个基于此数据源的新建报表单独设置规则，实现了“一劳永逸”的全局管控，管理成本极低。
 
场景二：控制大批量数据导出（智能审批触发）
- 业务痛点：业务人员可以导出销售明细数据进行分析，但一旦导出数据量过大（如超过1万行），不仅存在安全风险，同时也影响系统性能。希望实现“小批量自由，大批量审批”。
- 前置条件：在系统选项-运维设置-公共设置-设置文件存储位置设置，然后设置导出文件存储位置&导出文件存放目录
- 规则名称：销售明细-批量导出审批规则
- 生效对象：选择“销售明细数据集”或相关报表。
- 应用范围与动作：
- 业务人员-> 申请导出(条件：当报表导出设置中，导出行数未知，或按系统设置行数导出，或导出行数超过500时需申请。)。
- 审批人员->一级审核：各部门总监自审；二级审核：数据中心总监审核
编辑【主管部门审批角色】添加添加各个部门根组作为审批用户
编辑【数据中心审批角色】添加数据管理中心根组作为审批用户
编辑内置审核流程的【主管部门审批】节点，用户组约束为：申请人上级
注意：修改内置流程，所有应用此流程的导出规则都会生效
- 实现效果：
- 销售员吴经理：需要分析自己区域的客户。他设置导出“最近3个月”的数据（约400行），由于未超过500行，直接成功导出。
- 同一销售员吴经理：某次设置导出“全年”数据（约800行），系统识别到行数超标，自动触发审批流程，提示他需要上级领导批准。这有效防止了非必要的大批量数据下载。
流程流转：销售吴经理提交->销售总监周总审批（其它部门总监不能收到通知，如人力资源部总监孙总）→数据管理中心总监赵总
场景三：保护核心经营分析看板（报表级管控）
- 业务痛点：公司的“XXX集团经营分析看板”包含销售额、利润率等核心敏感数据。希望实现权限分层：高层可自由使用，中层需受控使用，普通员工则不能带走数据。
- 规则配置入口： 运维设置 > 全局资源定义 > 导出规则
- 规则名称：XXX集团经营分析看板-分权导出规则
- 生效对象：选择具体的“XXX集团经营分析看板”报表。
- 应用范围与动作：
- 总裁办-> 直接导出(并勾选 导出文件加密，双保险)。
- 总监组-> 申请导出(条件：所有情况都需要提交审批申请，需总裁办审批通过后才能导出。）
导出规则中，系统内置的申请界面、内置的审批流程，不一定能满足业务场景，系统支持用户在导出规则中绑定自定义审批流程，以满足复杂业务需求。自定义流程的定义详情可查看 ： 扩展审批流程
- 实现效果：
- CEO：点击导出，立即下载到一个加密的Excel文件，密码通过系统消息发送给他。
- 销售总监周总：点击导出时，系统弹出一张审批单，流转给预设的审批人。周总提交后，可继续其他工作。审批通过后，通过系统消息通知并下载文件。
- 销售部王经理：点击导出按钮时，直接提示“导出失败: 受导出规则限制，您对该资源不能执行导出操作。如需导出，请联系管理员。”，从源头杜绝数据泄露
- 导出规则优先级：
- 如果导出某份数据时，同时有多条导出规则都生效了，为了保证数据不泄露，此时系统会按照最严格的导出限制来控制数据是否能导出，数据导出限制严格程度从高到低依次是：禁止导出>申请导出>直接导出。
- 如果导出数据时，此数据受多个导出规则控制，并且命中了多个审批流程，此时将提示导出失败，需确保一次导出只存在一个审批流程。
场景四：最高安全等级系统的“白名单”模式（系统级管控）
- 业务痛点：对于金融、研发等安全要求极高的环境，希望默认状态下，系统内所有数据都“只可远观，不可下载”。导出权限需要严格按需申请和分配。
- 规则配置入口：
- 第一步（奠定基调）：进入 运维设置 > 系统选项 > 安全设置，开启 “强制启用导出规则控制数据导出”。此举意味着，任何未被导出规则明确允许的数据，默认都禁止导出。
- 第二步（开白名单）：创建规则，例如场景三中规则一总裁办直接加密导出或者规则二申请导出。
- 实现效果：
- 系统形成了一个“导出白名单”。不在名单内的用户和资源，导出功能完全失效。
- 管理员只需管理少数“允许导出”的规则，无需费心去限制所有可能的风险点，极大提升了管理效率和安全性。
五、总结
Smartbi的导出规则功能，将数据安全管理从被动防御转变为主动治理。它通过资源、用户、动作的三元组配置，提供了极其灵活而强大的管控能力，是企业构建完善数据安全体系不可或缺的一环。
立即体验：
如果您是Smartbi管理员，可以前往 运维设置 > 全局资源定义 > 导出规则亲身体验该功能的强大之处。
我们希望这篇介绍能帮助您更好地理解和使用Smartbi的导出规则功能。如果您有任何疑问或独特的应用场景，欢迎在下方回帖讨论！
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